Aan de slag
Gids voor het instellen van de administratie
Volg onze stapsgewijze handleiding om je rekening in te stellen en aan de slag te gaan. Algemene Voorwaarden zijn van toepassing.
Welkom bij Revolut Business
Dit heb je nodig om je rekening te openen:
- Je mobiele apparaat: download de Revolut Business-app en voeg je kaart toe aan de digitale wallet van je apparaat
- Een geldig identiteitsbewijs: we kunnen je vragen om je identiteit te verifiëren voordat je kaarttransacties kunt uitvoeren. Meer informatie over verificatie
Als je vragen hebt tijdens het navigeren op het platform, heeft ons Helpcentrum de antwoorden.
Inhoud
1. Aan de slag
Voeg geld toe aan je rekening
Je kunt geld toevoegen aan je Revolut Business-rekening via een bankoverschrijving.
Als je geld wilt toevoegen via overschrijvingen van klanten of cliënten, moet je je rekeninggegevens delen. Zo vind je ze in de app:
- Selecteer je rekeningsaldo op het startscherm
- Kies de valutarekening waar je wilt dat de betaling naartoe gaat
- Selecteer Details
Gebruik indien beschikbaar lokale rekeninggegevens voor snellere en kosteneffectievere overschrijvingen.
Je kunt je gegevens ook vinden op je rekeningafschrift.
Nodig andere beheerders uit
Als je andere managers in je bedrijf hebt, zoals een zakenpartner, CFO of financieel manager, nodig ze dan uit als beheerder van je account.
Ze kunnen helpen bij het opzetten van je Revolut Business-account, voordat je de rest van je team uitnodigt.
- Ga naar Team → Uitnodigen
- Voeg de e-mailadressen toe van de beheerders die je wilt uitnodigen
- Wijs de rol van beheerder aan ze toe
Hierna kun je ook kaarten met uitgavencontroles toewijzen aan elke beheerder, maar dit kan ook later worden uitgevoerd.
2. Uitgavencontroles
Stel uitgavencontroles in
Stel programma's voor kaartuitgaven en goedkeuringsprocessen in voordat je je team uitnodigt voor Revolut Business, zodat de kaarten die je aan je team verstrekt over ingebouwde uitgavencontroles beschikken.
Uitgavenprogramma's
Met uitgavenprogramma's kun je uitgavenlimieten toepassen met regels voor het indienen en goedkeuren van uitgaven op kaarten op grote schaal. Ze maken het gemakkelijk om reiskosten, dagelijkse vergoedingen en andere bedrijfsinitiatieven of -kosten te beheren.
Zo stel je ze in:
- Ga naar Kaarten → Instellingen → Uitgavenprogramma's
- Selecteer +Nieuw en maak een uitgavenprogramma aan
- Voeg regels voor het goedkeuren van uitgaven toe voor kaartaankopen en terugbetalingen uit eigen zak
3. Boekhouding instellen
Stel boekhouding in voor uitgaven
Met Onkosten kun je bonnetjes opslaan, zakelijke onkosten afstemmen en categoriseren en teamleden vergoeden, en dat allemaal vanuit één centrale plek. Teamleden kunnen vergoedingsverzoeken aanvragen of onkosten indienen voor transacties die zijn uitgevoerd met hun Revolut Business-kaarten. Onkosten is tegen extra kosten voor alle abonnementen beschikbaar.
Synchroniseer je boekhoudsoftware
Revolut Business kan synchroniseren met enkele van de populairste boekhoudsoftware-systemen. We ondersteunen momenteel 3 soorten synchronisatie:
- Bank feed — alle voltooide transacties worden van je Revolut Business-rekening naar je boekhoudsoftware gestuurd
- Facturen — importeer conceptfacturen uit je boekhoudsoftware en exporteer betaalde facturen van je Revolut Business-rekening naar je boekhoudsoftware
- Uitgaven — uitgaven worden automatisch geëxporteerd naar je boekhoudsoftware met bijgevoegde bonnetjes, categorieën en beschrijvingen. Dit maakt een eenvoudige reconciliatie mogelijk met banktransacties
Categorieën en belastingtarieven
Je kunt een lijst van onkostencategorieën en btw-tarieven van je bedrijf vermelden waaruit teamleden kunnen kiezen bij de onkostendeclaratie.
Deze lijst wordt automatisch gesynchroniseerd en weergegeven als je je boekhoudsoftware al hebt gekoppeld.
Als je je boekhoudsoftware niet hebt gekoppeld, ga dan naar Onkosten → Instellingen → Boekhouding om de lijst met opties te bewerken die beschikbaar zijn voor teamleden bij de onkostendeclaratie.
Labelgroepen definiëren
Met Revolut Business kun je de onkosten van je bedrijf organiseren en meer details toevoegen met behulp van labelgroepen.
Maak tot 5 labelgroepen aan en voeg aan elke groep zo veel labels toe als je nodig hebt.
Om ze aan te passen, ga je naar Onkosten → Instellingen → Labels.
4. Controle na uitgaven
Controles voor onkosten na uitgaven aanmaken
Pas de indienings- en goedkeuringsinstellingen voor uitgaven en terugbetalingen aan, en stel automatische bevriezingsregels in voor kaarten.
Instellingen voor uitgaven aanpassen
Je kunt specificeren welke informatie teamleden moeten opnemen in hun onkostendeclaraties. Teamleden moeten standaard een ontvangstbewijs, categorie en beschrijving voor elke uitgave opgeven, maar je kunt ook extra verplichte velden instellen.
Als het declareren van onkosten (of bepaalde informatie in een uitgave) optioneel is, ga dan naar Onkosten → Instellingen om de verplichte velden in te stellen (ontvangstbewijs, beschrijving, categorie, belastingtarief, labels).
Maak regels voor automatisch blokkeren van kaarten
Zodra je kaarten hebt uitgegeven aan je team, kun je automatische blokkeringsregels voor kaarten instellen om hen aan te moedigen hun uitgaven op tijd in te dienen.
Met automatische blokkering stel je een tijdslimiet in voor het indienen van uitgaven — jij kiest hoeveel dagen (7, 14 of 30) kaarthouders hebben om uitgaven in te dienen nadat een aankoop is gedaan. Als de uitgave te laat is, wordt de kaart geblokkeerd en worden alle betalingen geweigerd totdat ze hun te late uitgaven indienen.
Goedkeuringsprocessen voor uitgaven
Je kunt goedkeuringsprocessen maken om ervoor te zorgen dat de juiste mensen uitgaven en terugbetalingen goedkeuren. Zo doe je dat:
- Ga naar Team → Instellingen → Goedkeuringsprocessen
- Maak regels voor goedkeuringen op basis van functie (bijv. managers die goedkeuren voor hun directe ondergeschikten), specifieke teamleden of rollen
| Goedkeuringen voor kaartuitgaven | Zodra het goedkeuringsproces is aangemaakt, kun je het onderdeel maken van een uitgavenprogramma. Je kunt het proces ook toewijzen aan een specifieke kaart, maar alleen als de kaart nog geen toegewezen uitgavenprogramma heeft. | |
| Goedkeuringen voor terugbetalingen | Je kunt het nieuwe goedkeuringsproces ook toewijzen aan Algemene terugbetalingen (terugbetalingen aangevraagd zonder een uitgavenprogramma) om het standaard goedkeuringsproces te vervangen. Je kunt het ook toevoegen aan een bestaand uitgavenprogramma dat al is toegewezen aan terugbetalingen. |
5. Je team uitnodigen
Teamleden toevoegen
Je kunt een onbeperkt aantal teamleden uitnodigen voor Revolut Business. Zo doe je dat:
| Stuur e-mailuitnodigingen | Als je minder dan 15 werknemers uitnodigt, is dit een snelle en gemakkelijke optie:
| |
| Gebruik integraties met HR-software | Als je meer dan 15 werknemers uitnodigt, raden we aan om je HR-software te koppelen aan je Business-rekening. Zodra je de koppeling hebt gemaakt, selecteer je eenvoudig de werknemers die je wilt uitnodigen voor Revolut Business. Je kunt er ook voor kiezen om nieuwe werknemers automatisch uit te nodigen. Als je HR-software niet wordt ondersteund, kun je teamleden handmatig uitnodigen via bulk e-mailuitnodigingen. |
Wijs accountrollen toe
Je kunt de toegang van teamleden tot je Revolut Business-rekening beheren met behulp van aanpasbare rollen.
Rollen bepalen wat teamleden kunnen zien en doen op je rekening. Onze ingebouwde rollen zijn onder andere:
- Eigenaar — de eigenaar van de Revolut Business-rekening, die volledige toegang heeft. Er kan slechts één eigenaar per rekening zijn
- Beheerder — heeft volledige toegang tot alle functies
- Boekhouder — kan financiële handelingen uitvoeren
- Lid — beperkt tot hun eigen persoonlijke kaarten en informatie
- Alleen-lezen — heeft alleen-lezen toegang tot alle functies en apps
Je kunt ook rollen met aangepaste machtigingen aanmaken in Team → Instellingen → Rollen → Nieuw.
Stel je organisatiestructuur in
Je kunt de organisatiestructuur van je bedrijf definiëren in Revolut Business, inclusief rapportagelijnen en afdelingen.
Dit helpt je om je werknemers bij te houden en zorgt ervoor dat goedkeuringsverzoeken naar de juiste mensen gaan. We raden aan om je HR-software te koppelen om dit te automatiseren.
| Als je je HR-software hebt gekoppeld | Revolut Business zal automatisch:
| |
| Als je je HR-software niet hebt gekoppeld |
|
6. Kaarten uitgeven
Fysieke vs. virtuele kaarten
Je kunt tot 3 fysieke en 200 virtuele kaarten uitgeven aan elk teamlid.
- Fysieke kaarten worden naar je team gestuurd. Ze kunnen deze gebruiken voor geldopnames bij geldautomaten, online aankopen en aankopen in persoon
- Virtuele kaarten zijn alleen digitaal, worden direct uitgegeven en hebben andere gegevens dan fysieke kaarten. Je team kan ze gebruiken voor online aankopen, of ze toevoegen aan Apple Pay en Google Pay voor contactloze betalingen in persoon
Bekijk de kaartlimieten en bijkomende kosten op onze tarievenpagina.
Stuur kaarten naar je team
- Ga naar Kaarten → Bestel kaart
- Selecteer een virtuele of fysieke kaart
- Selecteer aan wie je kaarten wilt uitgeven
- Pas controles toe en voeg een kaartnaam toe voor eenvoudige identificatie
- De kaarthouder ontvangt een e-mail met instructies om aan de slag te gaan met hun nieuwe kaart
Teamleden kunnen alleen kaarten uitgeven als ze de toestemming 'kaarten beheren' hebben in hun toegewezen rol.
7. Je boeken afsluiten
Uitgaven exporteren
Nadat je de bovenstaande stappen hebt voltooid, is je team klaar om uitgaven te doen. Het is nu tijd om de maand af te sluiten door ingediende en goedgekeurde uitgaven te exporteren naar je boekhoudsoftware.
| Als je je boekhoudsoftware hebt gekoppeld | Je onkosten worden automatisch naar je boekhoudsoftware verzonden als je het synchroniseren van onkosten hebt ingeschakeld. Om een handmatige controle toe te voegen, ga je naar Instellingen voor onkosten en schakel je Exportvoorbereiding overslaan uit. | |
| Als je je boekhoudsoftware nog niet hebt aangesloten | Je kunt onkosten en bonnetjes ook handmatig exporteren (inclusief alle bijgevoegde informatie) en ze vervolgens importeren in je boekhoudsoftware. Dit doe je op de volgende manier:
Als je niet zeker weet naar welk bestandstype je de onkosten wilt exporteren, kun je bekijken wat er is opgenomen in een gebruikelijke CSV-export van onkosten. |
Heb je nog geen Revolut Business-rekening?
De beschikbaarheid van functies varieert per plan.