Una vola configurato lo strumento, non appena i membri del team iniziano a spendere con una carta aziendale abilitata, verrà loro richiesto di aggiungere le informazioni necessarie nell'app. Potranno toccare rapidamente la voce di spesa, scattare una foto alla ricevuta, selezionare una categoria e aggiungere una descrizione, in base ai requisiti impostati.
Nell'interfaccia web di amministrazione, la spesa sarà visualizzata nella schede delle spese "in arrivo". Quindi gli amministratori potranno visualizzare le spese con carta appena effettuate, quali sono pronte per la verifica, quelle che non presentano le informazioni richieste, modificare le informazioni aggiunte e approvare o rifiutare la spesa.