Une fois l'outil configuré, dès que les membres de votre équipe commenceront à effectuer des dépenses avec une carte professionnelle activée, l’application les invitera à ajouter les informations requises. Ils pourront rapidement appuyer sur une dépense, prendre une photo d'un reçu, sélectionner une catégorie et ajouter une description, selon les exigences.
Dans l'interface Web d'administration, cette opération apparaîtra comme une dépense dans l'onglet des dépenses à venir (« Upcoming »). Les administrateurs pourront alors voir les dépenses par carte au fur et à mesure qu'elles surviennent, vérifier celles qui sont prêtes à être examinées ou celles qui manquent, modifier les informations ajoutées, puis les approuver ou les rejeter.