Οδηγός ρύθμισης διαχειριστή

Τα προγράμματα δαπανών σας επιτρέπουν να εφαρμόζετε όρια δαπανών με κανόνες υποβολής και έγκρισης δαπανών σε κάρτες, σε μεγάλη κλίμακα. Διευκολύνουν τη διαχείριση των εξόδων ταξιδιού, των ημερήσιων ενισχύσεων και άλλων πρωτοβουλιών ή δαπανών της εταιρείας.

Δείτε πώς να τα ρυθμίσετε:

1. Μεταβείτε στις Κάρτες → Ρυθμίσεις → Προγράμματα δαπανών
2. Επιλέξτε +Νέο και δημιουργήστε ένα πρόγραμμα δαπανών
3. Προσθέστε κανόνες έγκρισης δαπανών για αγορές με κάρτα και αποζημιώσεις εκτός πλάνου

Οι αιτήσεις για κάρτες επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας σας να ζητούν νέες κάρτες ή να αυξάνουν το όριο δαπανών σε υφιστάμενες κάρτες, ενώ εσείς διατηρείτε τον έλεγχο και την εποπτεία.

Από προεπιλογή, όλες οι αιτήσεις θα αποστέλλονται στο άτομο με τον ρόλο του υπεύθυνου για έγκριση. Για να αλλάξετε αυτόν τον κανόνα ή να προσθέσετε νέους:

1. Μεταβείτε στην ενότητα Ομάδα → Ρυθμίσεις → Διαδικασίες έγκρισης
2. Στην ενότητα Κάρτες, επιλέξτε μια υφιστάμενη διαδικασία έγκρισης ή προσθέστε μια νέα
3. Επεξεργαστείτε τον κανόνα ώστε να ταιριάζει με την πολιτική δαπανών σας

Οι κανόνες για τα όρια δαπανών με κάρτα βασίζονται στο ετήσιο σύνολο. Έτσι, ένα αίτημα για μηνιαίο όριο ύψους 100£ σε κάρτα θα ενεργοποιήσει μια μεμονωμένη έγκριση για ετήσια δαπάνη ύψους 1200£.

Από προεπιλογή, οι μεταφορές δεν θα απαιτούν έγκριση. Για να αλλάξετε αυτή τη ρύθμιση ή να προσθέσετε νέες διαδικασίες έγκρισης:

1. Μεταβείτε στην Ομάδα →Ρυθμίσεις → Διαδικασίες έγκρισης
2. Προσθέστε ή επεξεργαστείτε τις διαδικασίες στην ενότητα Μεταφορές
3. Μεταβείτε στην υπο-ενότητα Ανάθεση για να επιλέξετε σε ποιους θα εφαρμοστούν οι κανόνες έγκρισης ή ενεργοποιήστε την επιλογή Αυτόματη ανάθεση για να τους εφαρμόσετε σε όλα τα νέα μέλη της ομάδας που θα προσκληθούν από εκείνο το σημείο και μετά
4. Επιλέξτε Προσθήκη νέου για να ορίσετε το ποσό πάνω από το οποίο οι μεταφορές θα χρειάζονται έγκριση, καθώς και τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την έγκριση

Τα μέλη της ομάδας θα χρειάζονται άδεια εντός της εφαρμογής για να στείλουν χρήματα, εάν θέλουν να υποβάλουν ή να εγκρίνουν αιτήματα μεταφοράς.

1. Μεταβείτε στις Κάρτες → Παραγγελία κάρτας
2. Επιλέξτε τον τύπο της κάρτας (κάρτα μέλους ομάδας ή εταιρική κάρτα) και αντιστοιχίστε τα μέλη της ομάδας
3. Ορίστε προσαρμοσμένους ελέγχους δαπανών ή προσθέστε την κάρτα σε ένα πρόγραμμα δαπανών. Λάβετε υπόψη ότι όλες οι κάρτες στην παραγγελία θα έχουν τους ίδιους ελέγχους.
4. Μόλις ολοκληρώσετε τη διαδικασία, ο κάτοχος κάρτας θα λάβει ένα email με οδηγίες για να ξεκινήσει με τη νέα κάρτα του.

Από τη mobile εφαρμογής, μπορείτε να εξατομικεύσετε τις κάρτες Standard ή Metal με το λογότυπο, το κείμενο ή το μοναδικό σας σχέδιο. Δείτε πώς:

1. Μεταβείτε στις Κάρτες → Ρυθμίσεις → Εξατομίκευση κάρτας
2. Προσθέστε μια εικόνα, ένα λογότυπο ή κείμενο → Αποθήκευση
3. Δείτε την προεπισκόπηση της εξατομικευμένης κάρτας → Συνέχεια

Το εξατομικευμένο σχέδιο της κάρτας θα χρησιμοποιείται σε όλες τις μελλοντικές παραγγελίες φυσικών καρτών, εκτός εάν επιλέξετε διαφορετική κάρτα κατά την παραγγελία.

Η δυνατότητα εξατομίκευσης καρτών και η διαθεσιμότητα των καρτών Metal εξαρτώνται από το πρόγραμμά σας.

Μπορείτε να εφαρμόσετε ελέγχους σε μεμονωμένες κάρτες ή σε ένα πρόγραμμα δαπανών για να εφαρμόσετε τις ρυθμίσεις σε πολλές κάρτες ταυτόχρονα, ανάλογα με την πολιτική δαπανών σας.

• Επιλέξτε τους λογαριασμούς που θα χρηματοδοτούν τις κάρτες και την περίοδο δαπανών
• Ορίστε όρια δαπανών για μεμονωμένες ή επαναλαμβανόμενες δαπάνες
• Επιτρέψτε ή αποκλείστε τις δαπάνες σε συγκεκριμένες κατηγορίες, χώρες ή εμπόρους
• Προσαρμόστε τις απαιτήσεις υποβολής δαπανών και ρυθμίστε την αυτόματη απενεργοποίηση καρτών