Οδηγός ρύθμισης διαχειριστή

Τα προγράμματα δαπανών σας επιτρέπουν να εφαρμόζετε όρια δαπανών με κανόνες υποβολής και έγκρισης δαπανών σε κάρτες, σε μεγάλη κλίμακα. Διευκολύνουν τη διαχείριση των εξόδων ταξιδιού, των ημερήσιων ενισχύσεων και άλλων πρωτοβουλιών ή δαπανών της εταιρείας.

Δείτε πώς να τα ρυθμίσετε:

1. Μεταβείτε στις Κάρτες → Ρυθμίσεις → Προγράμματα δαπανών
2. Επιλέξτε +Νέο και δημιουργήστε ένα πρόγραμμα δαπανών
3. Προσθέστε κανόνες έγκρισης δαπανών για αγορές με κάρτα και αποζημιώσεις εκτός πλάνου

Οι αιτήσεις για κάρτες επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας σας να ζητούν νέες κάρτες ή να αυξάνουν το όριο δαπανών σε υφιστάμενες κάρτες, ενώ εσείς διατηρείτε τον έλεγχο και την εποπτεία.

Από προεπιλογή, όλες οι αιτήσεις θα αποστέλλονται στο άτομο με τον ρόλο του υπεύθυνου για έγκριση. Για να αλλάξετε αυτόν τον κανόνα ή να προσθέσετε νέους:

1. Μεταβείτε στην ενότητα Ομάδα → Ρυθμίσεις → Διαδικασίες έγκρισης
2. Στην ενότητα Κάρτες, επιλέξτε μια υφιστάμενη διαδικασία έγκρισης ή προσθέστε μια νέα
3. Επεξεργαστείτε τον κανόνα ώστε να ταιριάζει με την πολιτική δαπανών σας

Οι κανόνες για τα όρια δαπανών με κάρτα βασίζονται στο ετήσιο σύνολο. Έτσι, ένα αίτημα για όριο 100£ σε μηνιαία κάρτα θα ενεργοποιήσει μια εφάπαξ έγκριση για ετήσια δαπάνη 1200£.

Από προεπιλογή, οι μεταφορές δεν θα απαιτούν έγκριση. Για να αλλάξετε αυτή τη ρύθμιση ή να προσθέσετε νέες διαδικασίες έγκρισης:

1. Μεταβείτε στην Ομάδα →Ρυθμίσεις → Διαδικασίες έγκρισης
2. Προσθέστε ή επεξεργαστείτε τις διαδικασίες στην ενότητα Μεταφορές
3. Μεταβείτε στην υπο-ενότητα Ανάθεση για να επιλέξετε σε ποιους θα εφαρμοστούν οι κανόνες έγκρισης ή ενεργοποιήστε την επιλογή Αυτόματη ανάθεση για να τους εφαρμόσετε σε όλα τα νέα μέλη της ομάδας που θα προσκληθούν από εκείνο το σημείο και μετά
4. Επιλέξτε Προσθήκη νέου για να ορίσετε το ποσό πάνω από το οποίο οι μεταφορές θα χρειάζονται έγκριση, καθώς και τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την έγκριση

Τα μέλη της ομάδας θα χρειάζονται άδεια εντός της εφαρμογής για να στείλουν χρήματα, εάν θέλουν να υποβάλουν ή να εγκρίνουν αιτήματα μεταφοράς.

1. Μεταβείτε στις Κάρτες → Παραγγελία κάρτας
2. Επιλέξτε εικονική ή φυσική κάρτα
3. Επιλέξτε σε ποιον θέλετε να εκδώσετε κάρτες
4. Εφαρμόστε ελέγχους και προσθέστε ένα όνομα στην κάρτα για εύκολη αναγνώριση
5. Ο κάτοχος της κάρτας θα λάβει email με οδηγίες για την έναρξη χρήσης της νέας κάρτας

Τα μέλη της ομάδας μπορούν να εκδίδουν κάρτες μόνο εάν έχουν το δικαίωμα «διαχείρισης καρτών» στον ρόλο που τους έχει ανατεθεί.

Μέσω της εφαρμογής για κινητά, μπορείτε να προσαρμόσετε τις κάρτες Standard ή Metal με το λογότυπο, το κείμενο ή το μοναδικό σας σχέδιο. Δείτε πώς:

1. Μεταβείτε στις Κάρτες → Ρυθμίσεις → Προσαρμογή κάρτας
2. Προσθέστε μια εικόνα, ένα λογότυπο ή κείμενο → Αποθήκευση
3. Προβάλετε την προσαρμοσμένη κάρτα → Συνέχεια

Το προσαρμοσμένο σχέδιο της κάρτας θα χρησιμοποιείται σε όλες τις μελλοντικές παραγγελίες φυσικών καρτών, εκτός εάν επιλέξετε διαφορετική κάρτα κατά την παραγγελία.

Η δυνατότητα προσαρμογής καρτών και η διαθεσιμότητα καρτών Metal εξαρτώνται από το πρόγραμμά σας.

Μπορείτε να εφαρμόσετε ελέγχους σε μεμονωμένες κάρτες ή σε ένα πρόγραμμα δαπανών για να εφαρμόσετε τις ρυθμίσεις σε πολλές κάρτες ταυτόχρονα, ανάλογα με την πολιτική δαπανών σας.

• Επιλέξτε τους λογαριασμούς που θα χρηματοδοτούν τις κάρτες και την περίοδο δαπανών
• Ορίστε όρια δαπανών για εφάπαξ ή επαναλαμβανόμενες δαπάνες
• Επιτρέψτε ή αποκλείστε τις δαπάνες σε συγκεκριμένες κατηγορίες, χώρες ή εμπόρους
• Προσαρμόστε τις απαιτήσεις υποβολής δαπανών και ρυθμίστε την αυτόματη απενεργοποίηση καρτών